- Законодавчі акти Правове регулювання питань, пов'язаних з описуваних документом, правилами його ведення,...
- Правила ведення
- Запис про прийом і про звільнення
- виправлення помилок
- Застосування друку при заповненні трудової книжки
- Робота за сумісництвом і внесення записів
- вкладиш
- Облік книжок на підприємстві
- Зберігання трудових книжок
- Відповідальність за дотримання порядку ведення трудових книжок
Законодавчі акти
Правове регулювання питань, пов'язаних з описуваних документом, правилами його ведення, зберігання та інших питань здійснюється в декількох законодавчих актах:
Трудовим кодексом визначається статус розглядають документ, обов'язок по його оформленню покладається на роботодавця, перераховуються відомості, що вносяться до книжку.
У двох наступних документах конкретизуються питання ведення, обліку, зберігання та інші, пов'язані з даним документом.
Кому зобов'язані видати даний документ
Кожному працівнику, за умови відпрацювання їм більше 5-ти днів у роботодавця, повинна бути оформлена трудова книжка. Умова: працівник повинен бути прийнятий на основну роботу. Виняток: роботодавець - фіз. особа, і не є підприємцем.
Громадянину, робота якого є роботою за сумісництвом , Отже, даний документ оформляється по основній роботі.
Оформити даний документ за рахунок організації повинні в випадках:
- первинного прийому на роботу;
- втрати або псування;
Правила ведення
У Постанові про трудові книжки докладно регламентуються нюанси, пов'язані з веденням даного документа на кожного працівника.
Встановлено, що в книжку повинні вноситися відомості:
- особисті дані;
- виконувана робота, в тому числі переклади на інше місце;
- звільнення;
- нагородження;
При оформленні на роботу громадянин пред'являє, в тому числі і трудову. У разі її відсутності - заводиться нова книжка, перша сторінка якої - особисті дані, заповнюється на підставі особистих документів, про освіту та кваліфікацію.
Будь-який запис може бути внесена тільки на підставі розпорядження або наказу, і записується в точній відповідності з його текстом. Нумерація повинна бути наскрізною, тобто від номера «1», і так далі (в кожному розділі).
Запис про припинення роботи по будь-якої підстави повинна точно слідувати формулюванні ТК РФ (частина, пункт, стаття).
В розділ про заохочення заносять записи про нагороди як державних, так і вироблених самою організацією-роботодавцем (крім заохочень на регулярній основі, відповідно до нормативних актів самої організації).
У випадках втрати (пропажа, крадіжка, прийшла в непридатність і т. Д.) Працівнику за його заявою видається дублікат книжки. У нього включають відомості про:
- загальному стажі роботи;
- безперервний стаж роботи;
- про останнє місце роботи (в тому числі нагородження);
Запис про прийом і про звільнення
Для записів про роботу призначений третій розділ трудової. Він являє собою табличну форму з графами.
Для того щоб зробити запис, спочатку вносять назву організації (установи). Нумерацію її не виробляють. Назва повинна повністю збігатися зі статутним найменуванням, містити вказівку на форму організації відповідно до Цивільного кодексу (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю). Допускається проставлення штампа (якщо він є).
Потім вносять:
- порядковий номер запису;
- дату прийому (арабськими цифрами);
- саму запис із зазначенням посади, професії (як передбачено штатним розписом);
- дату і номер наказу про прийняття на роботу;
Приклад запису про прийом:
«Товариство з обмеженою відповідальністю« Весна »(ТОВ« Весна ») Прийнята в технічний відділ на посаду інженера-енергетика».
При внесенні запису про звільнення також вносять номер запису, дату звільнення (згідно з наказом організації), сам запис в точній відповідності з положеннями ТК РФ. Потім проставляється підпис особи, уповноваженої вести кадрове діловодство, завірена печаткою, а також підпис самого працівника.
виправлення помилок
Якщо буде виявлено, що в записах є помилки або неточності, їх необхідно виправити в наступному порядку:
- Присвоїти порядковий номер запису.
- Проставити дату визнання записи недійсною (арабськими цифрами).
- Зробити запис про недійсність запису № такий-то.
- Прописати вірну формулювання.
- Вказати документ, на підставі якого вписані вірні відомості.
Помилку на сторінці з особистими відомостями виправляють, закреслюючи однієї горизонтальною лінією, з проставленням безпосередньо над неправильним записом вірної записи. При цьому на чистій стороні обкладинки роблять напис: «Виправленому на« .... »Вірити», і засвідчується підписом.
Застосування друку при заповненні трудової книжки
Друк організації (або кадрової служби) ставиться при:
- заповненні особистих даних;
- записи про прийом на роботу;
- перекладі;
- визнання записи недійсною;
- видачу вкладиша;
- записи, запевняє виправлення;
- звільнення.
Важливо: друк кадрового підрозділу ставиться на підпис кадровика, а підпис керівника засвідчується печаткою організації.
Робота за сумісництвом і внесення записів
Якщо громадянин вважатиме за необхідне внести запис про свою додаткову роботу, він звертається до роботодавця, у якого є основним співробітником, з документом, що підтверджує його сумісництво (трудовий договір, копія наказу про прийом на роботу ).
Порядок занесення запису основним роботодавцем включає в себе:
- звернення працівника з заявою;
- надання документа, що підтверджує додаткову роботу;
- видання наказу по організації про занесення такої інформації в трудову;
- внесення і завірення запису;
У разі звільнення працівника-сумісника запис вноситься аналогічно записи про прийом (основним роботодавцем).
вкладиш
Якщо хоча б один з розділів книжки заповнений повністю, і немає місця для внесення наступних записів, в неї вшивається вкладиш (оформляється роботодавцем).
Без самої книжки вкладиш не діє, і після вшивання в книжку він ведеться в загальному порядку. Про видачу вкладиша всередині обкладинки обов'язково проставляють запис «Виданий вкладиш №», яку необхідно завірити підписом і печаткою.
Облік книжок на підприємстві
Трудові книжки є документами суворої звітності, і у кожного керівника повинен бути розроблений і дотримуватися режим їх обліку та зберігання.
Для цього повинні бути заведені і вестися:
- Прибутково-видаткова книга з обліку бланків;
- Книга обліку руху трудових.
Одну оформляють працівники бухгалтерії, а другу - кадровик або особа, на яку наказом покладено обов'язки з ведення кадрового діловодства в організації.
За заявкою кадровика, йому видаються бланки трудових і вкладишів. Щомісяця повинен складатися звіт про наявність бланків. Зіпсовані екземпляри знищуються комісійно з складанням акту.
У книзі обліку руху відображаються відомості про переданих від працівників книжках, знову видані книжки співробітникам, робляться відмітки про книжках, відданих на руки при звільненні. Обидві книги повинні бути прошиті і скріплені печаткою, мати нумерацію.
Зберігання трудових книжок
Трудові книжки - документи суворої звітності. У будь-якій організації має бути розроблено положення про їх зберіганні і обліку. Відповідальність за зберігання зазвичай покладається на кадровика, або інша особа, що веде кадрове діловодство .
Книжки, не отримані з яких-небудь причин громадянами, повинні перебувати у кадровика в продовження 2-х років, потім передаватися в архів організації (де зберігаються 50 років).
Відповідальність за дотримання порядку ведення трудових книжок
Відповідальним за правильність оформлення та збереження цього найважливішого документа виступає роботодавець. Керівник зазвичай не веде особисто кадрове діловодство, а приймає працівника згідно зі штатним розкладом, або покладає обов'язки з кадрової роботи на одного із співробітників організації. За неналежне виконання посадових обов'язків можливе накладення заходів відповідальності, передбачених Трудовим кодексом.
Недотримання порядку ведення трудових книжок - адміністративне правопорушення, за яке можливе накладення штрафу на посадових осіб організації, а при повторному порушенні тих же норм Адміністративного кодексу - міра відповідальності у вигляді дискваліфікації до трьох років.
